Miten viestiä selkeästi?

Matti Nieminen

Meiltä kysytään usein selitysvideoiden tekemiseen liittyviä kysymyksiä, jotka ovat nousseet esiin joko videon hankintaa suunniteltaessa tai videon toteutuksen aikana. Tässä artikkelissa projektinvetäjämme Matti Nieminen jakaa vinkkinsä ymmärrettävään viestintään.

Kysymys: Miten viestin selkeästi kohderyhmälleni?

Viestiminen selkeästi ja ymmärrettävästi ei noudata aina samaa kaavaa. Viesti on aina tehtävä kohderyhmän ja asian ehdoilla.

Meiltä kysytään usein neuvoja siihen, miten asiakkaille ja kumppaneille viestitään mahdollisimman selkeästi. Kysymykseen on yllättävän vaikea vastata. Olemme perehtyneet asiaan videoviestinnän näkökulmasta, mutta samat keinot eivät toimi kaikessa viestinnässä. Tässä kuitenkin neljä olennaista ja yleistettävää oppia, jotka auttavat tekemään kaikesta viestinnästä piirun verran ymmärrettävämpää.

Justin Labsviestii selitysvideollaan ServiceNown käyttäjille. Viesti voi vaikuttaa mutkikkaalta, jos työskentely ServiceNowlla ei ole tuttua. ServiceNown perinpohjainen selvittäminen ei kuitenkaan ole järkevää tälle kohderyhmälle, koska olennaista on ymmärtää lisäosan tuoma hyöty. Viestimisessä onkin olennaista nähdä viestinsä kohderyhmän silmillä.

Näin kerrot asiat selkeästi, 4 oppia:

1. Kiteytä oleellinen

Asiat voi kertoa monella tavalla. Ne voi selittää perusteista alkaen ja kaikki sidonnaisuudet huomioiden. Toisessa ääripäässä kerrotaan vain aivan välttämättömin ja oletetaan vastaanottajan päättelevän loput.

Muistat varmasti tilanteita, jossa sinulle kerrotaan asiaa juurta jaksain vaikka tietäisit heti ensimmäisen lauseen jälkeen mistä on kyse. Turhaudut, kun kahlaat läpi minuuttien selvityksen vain saadaksesi tietoosi lopussa odottavan tiedonmurun. Toisaalta muistat varmasti myös tilanteita, joissa eteesi ladotaan ytimekkäitä faktoja jostain asiasta. Sitten sinun pitäisi yhden lauseen perusteella tietää mistä on kysymys, vaikka kerrottujen faktojen ja niiden merkityksen ymmärtämiseksi tarvitsisit taustoitusta aiheesta.

Kumpikaan näistä tavoista ei yleensä toimi selkeässä ja tehokkaassa viestinnässä, vaan kuten yleensä, kultainen polku löytyy jostain keskeltä. Kun haluat kommunikoida selkeästi, niin mieti mikä tieto on oleellista viestisi välittymiseen. Yhtä tärkeää on miettiä mikä on epäoleellista ja voitko jättää joitakin asioita pois viestistäsi.

2. Muista kohderyhmä

Kun olet mielestäsi kiteyttänyt oleellisen, tarkkaile viestiäsi kohderyhmäsi näkökulmasta. Kenelle olet asiaa kertomassa?

Viestin muotoiluun vaikuttaa ehkä eniten kohderyhmän tietämys kertomastasi asiasta. Uusi asia, tuote tai palvelu vaatii enemmän pohjatietoja kuin jo entuudestaan jollain tasolla tuttu asia. Kenelle puhut ja miksi? Mikä on heille itsestäänselvyys, mikä taas uutta? Miten haluat vaikuttaa kohderyhmääsi? Miksi he kuuntelisivat sinua? Selkeytä ainakin nämä asiat ensin itsellesi, jotta voi kommunikoida ne selkeästi muille

3. Havainnollista

Kasvokkain keskustelu on usein ymmärrettävää, koska ihminen voi eleillään, ilmeillään ja apuvälineillä havainnollistaa mistä hänen kertomassaan on kysymys. Tällainen suora kontakti ei ole aina mahdollista ja siksi on tärkeää havainnollistaa viestiä muilla tavoin.

Mitä monimutkaisempi asia on kyseessä, sitä tärkeämpää havainnollistaminen on. Uusi strategia, prosessi, toimintamalli tai palvelu voi olla erittäin vaikea pukea tiiviiksi viestiksi vain sanoi. Havainnekuva, strategian kuvitus, läpileikkaus tai eri asioiden välisiä suhteista kuvaava kaavio saattaa tehdä asiasta huomattavasti selkeämmän. Myös havainnollistamisessa pitää muistaa kohderyhmä; vältä itsestäänselvyyksiä, mutta kerro olennainen.

4. Viesti asiasta monilla eri keinoilla

Selkeässä viestissä on on oleellinen kiteytettynä ja se on kohderyhmälle sopivaksi muotoiltu ja havainnollistettu. Jokainen meistä on kuitenkin erilainen ja vastaanottaa viestejä eri tavoin. Ensimmäiselle lukeminen on paras tapa asian sisäistämiseen, toiselle kuunteleminen. Kolmas vilkaisee asian mieluiten nopeasti videolta ja neljäs on taipuvainen tutkimaan kuvia. Viides haluaa perehtyä kaikkeen mahdolliseen saatavilla olevaan materiaalin. Kuudetta ei vaan kiinnosta, vaikka asia olisi miten esitetty.

Tarjoile siis viestisi hyödyntämällä käytössäsi olevia, tarkoitukseen sopivia viestinnän keinoja. Kerro heti aluksi esimerkiksi selitysvideon avulla tiivistetysti, mistä aiheessa on pohjimmiltaan kyse. Kirjoita tarkempi kuvaus, joka kertoo syvällisesti asiasta. Havainnollista kertomaasi kuvalla tai infografiikalla. Jos teet podcasteja, anna kohderyhmällesi mahdollisuus kuunnella asiasi sen avulla. Kaikkia keinoja ei tietenkään tarvitse käyttää. Riittää, kunhan poimit kohderyhmäsi kannalta olennaiset tavat viestiä.

Matti Nieminen

Toimitusjohtaja

Sukelsin selitysvideoiden maailmaan vuonna 2016. Tänä aikana olen tehnyt mitä mutkikkaampia videoita mitä omituisemmista aiheista.

Taustaltani olen kauppatieteilijä ja aiempaa kokemusta löytyy muun muuassa mainostoimistomaailmasta ja elokuvatuotantoyhtiön toimitusjohtajuudesta.