Mitä on onnistunut sisäinen viestintä ja miksi se on tärkeää yrityksellesi?

Sisäinen viestintä on jokaisen menestyvän yrityksen perusta. Se ei ainoastaan pidä työntekijät ajan tasalla ajankohtaisista asioista, vaan myös rakentaa yrityksen kulttuuria, luo sitoutumista ja auttaa tiimejä työskentelemään tehokkaammin yhdessä.

Tässä artikkelissa käymme läpi, miksi sisäinen viestintä on niin kriittinen tekijä yrityksen menestyksessä, miten video voi vahvistaa viestinnän yhtenäisyyttä, sekä mitä tapahtuu, jos viestintä ei toimi kunnolla.

Mitä on sisäinen viestintä?

Sisäinen viestintä on organisaation sisällä tapahtuvaa viestintää, jonka tarkoituksena on jakaa tietoa, edistää yhteistyötä ja ylläpitää yrityskulttuuria. Se kattaa kaikenlaisen viestinnän, joka tapahtuu työntekijöiden, tiimien ja eri osastojen välillä.

Suosituimpia sisäisen viestinnän kanavia ovat:

Sähköposti
Intranet
Viestintäsovellukset (esim. Slack, Microsoft Teams)
Videoneuvottelut (esim. Zoom, Google Meet)
Fyysiset kokoukset
Sisäiset uutiskirjeet
Yhteistyöalustat (esim. Google Workspace, Microsoft 365)
Ilmoitustaulut – perinteiset ja infonäytöt

Sisäisen viestinnän tarkoitus on varmistaa, että työntekijät ovat tietoisia yrityksen tavoitteista, strategioista ja toimenpiteistä. Nykyisessä digitaalisessa maailmassa, jossa informaatio tulvii jatkuvasti monesta lähteestä, on yhä vaikeampaa kiinnittää ihmisten huomio ja varmistaa, että viesti menee perille.

Koulutus ja perehdytys ovat tärkeä osa sisäistä viestintää. Katso tästä artikkeli videon käytöstä yrityksen koulutuksessa.

Sisäinen viestintä yrityskulttuurin ytimenä

Yrityksen kulttuuri muodostuu suurelta osin siitä, miten organisaatiossa kommunikoidaan ja jaetaan tietoa. Kun viestintä toimii hyvin, se luo avoimen ja osallistavan ilmapiirin, jossa työntekijät tuntevat olonsa osaksi yhteistä päämäärää. Tämä vaikuttaa suoraan työntekijöiden motivaatioon, sitoutumiseen ja yleiseen tyytyväisyyteen työpaikalla.

Sisäinen viestintä vahvistaa yrityskulttuuria seuraavilla tavoilla:

Yhdenmukaistaminen
Kun viestintä on yhtenäistä ja kaikki saavat saman tiedon, työntekijät tuntevat olevansa samalla sivulla yrityksen tavoitteiden ja arvojen suhteen.
Luottamuksen rakentaminen
Avoin ja läpinäkyvä viestintä johtaa siihen, että työntekijät luottavat sekä toisiinsa että yrityksen johtoon. Tämä luottamus parantaa ilmapiiriä ja sitouttaa henkilöstöä.
Inspiraatio ja motivaatio
Kun työntekijät ymmärtävät, miten heidän työnsä vaikuttaa yrityksen suurempiin tavoitteisiin, he ovat motivoituneempia tekemään parhaansa. Sisäinen viestintä, joka korostaa yrityksen arvoja ja päämääriä, auttaa työntekijöitä näkemään työnsä merkityksellisyyden.

Yritys, joka viestii säännöllisesti strategisista tavoitteista, onnistumisista ja muutoksista, voi varmistaa, että työntekijät tuntevat olonsa arvostetuiksi ja osallisiksi. Tämä vähentää työntekijöiden vaihtuvuutta ja lisää sitoutumista.

Tiimityön, sitoutumisen ja tuottavuuden vahvistaminen

Hyvin toimiva sisäinen viestintä ei ainoastaan rakenna vahvaa kulttuuria, vaan myös parantaa tiimien välistä yhteistyötä ja organisaation tuottavuutta. Kun työntekijät tietävät, mitä heiltä odotetaan ja mitä muut tekevät, heidän on helpompi keskittyä omiin tehtäviinsä ja työskennellä tehokkaasti yhdessä.

Miten sisäinen viestintä parantaa tiimityötä:

Vähentää väärinkäsityksiä
Selkeä viestintä estää tiedon katoamisen ja varmistaa, että kaikki tiimin jäsenet ymmärtävät, mitä heiltä odotetaan. Kun kaikki saavat samat ohjeet ja päivitykset, virheet ja viivästykset vähenevät.
Nopeuttaa päätöksentekoa
Kun tieto kulkee sujuvasti, päätöksenteko nopeutuu ja tiimien ei tarvitse käyttää aikaa tiedon etsimiseen. Tämä vapauttaa resursseja ja parantaa tehokkuutta.
Sitouttaa työntekijöitä
Kun työntekijät tuntevat olevansa informoituja ja heidän näkemyksensä huomioidaan, he ovat sitoutuneempia työhönsä ja yrityksen tavoitteisiin.

On moni konkreettisia tapoja vahvistaa tiimityötä viestinnän avulla. Pidä säännöllisiä tiimikokouksia tai videopalavereita, joissa jokainen voi päivittää, missä mennään ja mitä seuraavaksi tehdään. Varmista, että kaikilla tiimin jäsenillä on selkeä käsitys rooleistaan ja tehtävistään. Tämä voidaan vahvistaa myös videoiden avulla, joissa esitetään selkeästi projektien aikataulut ja tavoitteet.

Miten huono sisäinen viestintä vaikuttaa työntekijöiden tyytyväisyyteen ja yrityksen menestykseen?

Kun sisäinen viestintä epäonnistuu, vaikutukset ovat laajat ja tuntuvat monella tasolla. Huono viestintä voi aiheuttaa väärinkäsityksiä, sitoutumisen puutetta ja negatiivisia tunteita yritystä kohtaan. Tämä kaikki voi johtaa siihen, että työntekijät eivät ole motivoituneita tai tyytyväisiä työpaikallaan, mikä vaikuttaa suoraan yrityksen tulokseen.

Seuraukset huonosta viestinnästä:

Väärinkäsitykset ja virheet
Jos työntekijät eivät saa selkeitä ohjeita tai päivityksiä, he eivät välttämättä tiedä, mitä heidän odotetaan tekevän. Tämä voi johtaa virheisiin, jotka vievät aikaa ja resursseja korjata.
Työntekijöiden tyytymättömyys
Kun työntekijät tuntevat olevansa pimennossa tai että heidän äänensä ei kuulu, he saattavat alkaa tuntea turhautuneisuuttai ja arvostuksen puutetta. Tämä johtaa usein sitoutumisen laskuun ja korkeampaan työntekijöiden vaihtuvuuteen.
Tuottavuuden lasku
Huono viestintä hidastaa päätöksentekoa ja vähentää työn tehokkuutta. Kun työntekijät joutuvat jatkuvasti kysymään lisätietoja tai korjaamaan virheitä, heidän aikansa ja energiansa kuluu turhaan ja syntyy viivästyksiä.
Yrityksen maine
Sisäinen viestintä heijastuu myös ulospäin. Jos työntekijät kokevat, että yritys ei viesti avoimesti tai läpinäkyvästi, tämä voi vaikuttaa negatiivisesti yrityksen maineeseen myös asiakkaiden ja kumppaneiden silmissä.

Sisäinen viestintä on yrityksen menestyksen kannalta keskeinen tekijä. Se rakentaa vahvan yrityskulttuurin, parantaa tiimityötä ja sitouttaa työntekijöitä yrityksen tavoitteisiin. Hyvin toimiva viestintä estää tiedon siiloutumisen ja varmistaa, että kaikki työntekijät ovat samalla sivulla – riippumatta siitä, missä he ovat tai mitä tehtävää he suorittavat.

Kun sisäinen viestintä epäonnistuu, seuraukset voivat olla vakavia: työntekijät tuntevat olevansa ulkopuolisia, projektit viivästyvät ja yrityksen maine kärsii. Hyvä uutinen on, että videoiden avulla sisäistä viestintää voi parantaa merkittävästi. Niiden avulla voidaan luoda selkeyttä, parantaa yhteistyötä ja estää tiedon siiloutumista.

Kuinka luot yhtenäisemmän viestinnän videoilla ja ehkäiset tiedon siiloutumista?

Yksi suurimmista haasteista yrityksen sisäisessä viestinnässä on ”tiedon siiloutuminen”, jossa tieto jää tiettyjen tiimien tai osastojen sisälle, eikä se tavoita kaikkia tarvittavia henkilöitä. Tämä voi johtaa väärinkäsityksiin, virheisiin ja hidastaa yrityksen toimintaa.

Miten video auttaa ehkäisemään tiedon siiloutumista:

Koko yrityksen tavoittaminen yhdellä kertaa
Videoviestintä mahdollistaa sen, että koko henkilöstö saa saman viestin samalla hetkellä. Tämä estää sen, että osa työntekijöistä jää ilman kriittistä tietoa tai saa viestin muuttuneena tai osittaisena.
Tiedon säilyvyys ja saatavuus
Videot voidaan tallentaa ja jakaa helposti, jolloin työntekijät voivat katsoa ne myöhemmin uudelleen, jos he eivät ehtineet mukaan ensimmäisellä katselukerralla. Tämä varmistaa, että tieto on kaikkien saatavilla jatkuvasti.
Monikanavainen viestintä
Videot voidaan jakaa eri viestintäkanavien kautta, kuten sähköpostilla, intranetissä tai jopa sosiaalisen median suljetuilla ryhmillä, mikä tekee tiedon jakamisesta tehokkaampaa ja laajempaa.

Videon hyödyt sisäisessä viestinnässä

Useiden tutkimusten mukaan video on yksi tehokkaimmista sisäisen viestinnän muodoista. Ihmiset muistavat 95 % viestistä katsoessaan sen videolta, kun taas luettaessa tekstiä muistetaan vain 10 %.

Videolla on myös keskeinen osuus monien yritysten laajemmassa visuaalisessa viestinnässä. Video voi selkeästi ja yksinkertaisesti kiteyttää yrityksen arvolupauksen niin asiakkaille kuin yhteistyökumppaneille.

Koska asiakkaillemme tekemät sisäisen viestinnän videot ovat luottamuksellisia, käytämme sisäisen viestinnän esimerkkivideona omaa liiketoimintasuunnitelmaamme.

Pitääkö videoiden olla lyhyitä vai pitkiä? – Miten varmistat, että viesti menee perille?

Videon pituus on tärkeä tekijä, kun halutaan varmistaa, että työntekijät katsovat videon alusta loppuun ja sisäistävät viestin. Yleinen suositus on, että sisäiset videot pidetään lyhyinä, jotta ne sopivat kiireisten työntekijöiden aikatauluihin.

Lyhyiden videoiden edut:

Parempi keskittyminen
Lyhyet videot pitävät katsojan keskittymisen tehokkaasti yllä. Suositeltava pituus sisäiselle videolle on 1–5 minuuttia.
Tavoitteen selkeys: Lyhyissä videoissa viesti on helpompi pitää ytimekkäänä ja selkeänä, jolloin viestin tarkoitus ei huku liian monen aiheen käsittelyn alle.
Päivitettävyys
Kun tieto on jaettu lyhyisiin osiin, on videoiden päivittäminen helpompaa tiedon muuttuessa ja kehittyessä. Tällöin vain muuttuneen osa-alueen video voidaan päivittää ja pitää vakiintuneiden osa-alueiden videot ennallaan.

Joskus tietyt aiheet vaativat enemmän aikaa ja perusteellista käsittelyä. Tämä voi koskea esimerkiksi koulutusvideoita tai strategisia esityksiä, joissa on tärkeää käydä asiat tarkasti läpi. Jos video on pitkä, jaa se useampaan osaan. Näin katsoja voi käsitellä yhden osan kerrallaan ja palata myöhemmin tiettyyn osaan helposti, jolloin tiedon omaksuttavuus ei heikkene.

Kertaus sisäisen viestinnän tärkeydestä

Sisäisellä viestinnällä tarkoitetaan yrityksen sisällä tapahtuvaa tiedonvaihtoa, joka edistää yhteistyötä ja ylläpitää yrityskulttuuria. Se on tärkeää, koska se parantaa työntekijöiden sitoutumista, motivaatiota ja tehokkuutta, sekä varmistaa, että kaikilla on ajankohtaista tietoa päätöksenteon tueksi. Video on yksi tehokkaimmista tavoista selkeyttää ja yhtenäistää yrityksen viestintää.