Miksi video on tehokkain työkalu sisäisessä viestinnässä?

Tässä blogissa pureudumme siihen, miksi video on ylivoimainen työkalu sisäisessä viestinnässä, miten liikkuva kuva vangitsee huomion paremmin kuin teksti, sekä miten videoiden käyttö voi parantaa tiedon omaksumista ja muistettavuutta. Lisäksi annamme konkreettisia esimerkkejä siitä, miten eri toimialat ja tiimit ovat hyötyneet sisäisestä videoviestinnästä.

Mitä on sisäinen viestintä?

Sisäinen viestintä on organisaation sisällä tapahtuvaa viestintää. Perinteisesti ajatellaan, että sisäisen viestinnän tarkoitus on varmistaa, että työntekijät ovat tietoisia yrityksen tavoitteista, strategioista ja toimenpiteistä. Todellisuudessa sisäinen viestintä kattaa kaikenlaisen viestinnän, joka tapahtuu työntekijöiden, tiimien ja eri osastojen välillä, ja jonka tarkoituksena on jakaa tietoa, edistää yhteistyötä ja ylläpitää yrityskulttuuria.

Nykyisessä digitaalisessa maailmassa, jossa informaatio tulvii jatkuvasti monesta lähteestä, on yhä vaikeampaa kiinnittää ihmisten huomio ja varmistaa, että viesti menee perille.

Perinteisiä sisäisen viestinnän kanavia ovat sähköposti, palaverit, uutiskirjeet, intranet ja ilmoitustaulut. Käytäntö on kuitenkin osoittanut, että juuri videon käyttö on yksi tehokkaimmista tavoista viestiä selkeästi, nopeasti ja tehokkaasti organisaation sisällä.

Videon voima nykyaikaisessa yritysviestinnässä

Yritykset eri toimialoilta ovat yhä enenevissä määrin siirtyneet käyttämään videoita osana sisäistä viestintäänsä. Syitä tähän on monia, mutta tärkeimmät liittyvät siihen, miten tehokkaasti video pystyy välittämään monimutkaista tietoa lyhyessä ajassa. Tutkimusten mukaan ihmiset kykenevät käsittelemään audiovisuaalista tietoa nopeammin kuin pelkkää tekstiä. Tämä tekee videoista tehokkaan työkalun, erityisesti kun viestitään laajalle henkilöstölle, jossa voi olla eri taustoista ja kokemuksista tulevia työntekijöitä.

Muutama keskeinen syy, miksi video on erinomainen työkalu sisäisessä viestinnässä:

Selkeys ja tiiviys
Video mahdollistaa monimutkaisten asioiden yksinkertaistamisen ja visualisoimisen. Yksi video voi korvata monisivuisen raportin, ja katsojat ymmärtävät viestin nopeammin.
Koko organisaation tavoittaminen
Videot ovat helposti jaettavissa ja saavutettavissa. Ne voidaan lähettää sähköpostilla, julkaista sisäisillä alustoilla tai esittää osana kokouksia.
Yhdenmukainen viesti läpi organisaation
Video katsotaan sellaisenaan läpi suurenkin organisaation kaikkien tasojen. Tekstimuotoista viestintää, kuten esityksiä ja muistioita, voidaan tiivistää ja tulkita viestintäketjun aikana. Tämä ns. managerilisä voi muuttaa viestin sisältöä tai painopistettä. Tiivis video katsotaan tyypillisesti kokonaisena ja muuttamattomana.
Henkilökohtaisuus ja inhimillisyys
Video voi välittää tunteita ja ihmisten vuorovaikutusta tavalla, joka ei ole mahdollista tekstin tai pelkän äänen kautta. Johtajan videotervehdys tuntuu henkilökohtaisemmalta kuin sähköposti.

Videon käyttö eri tilanteissa sisäisessä viestinnässä

Yrityksen sisäinen viestintä voi vaihdella päivittäisistä tiedotteista strategisiin linjauksiin tai kriisiviestintään. Videot voivat palvella monia tarkoituksia, kuten:

Johdon tiedotteet ja strategiset linjaukset
Kun yritys lanseeraa uuden strategian tai ilmoittaa merkittävästä muutoksesta, video voi selkeyttää tavoitteita ja varmistaa, että kaikki ymmärtävät viestin samalla tavalla organisaation kaikilla tasoilla.

Koulutus ja perehdyttäminen
Uusien työntekijöiden perehdyttäminen ja jatkuva koulutus voidaan toteuttaa tehokkaasti videomateriaalien avulla.

Tietous tuotteista ja palveluista: Myynnin ja markkinoinnin tarpeisiin tehdyt videot ovat hyvä keino perehdyttää myös oma henkilöstö yrityksen tuotteista ja palveluista. Oma henkilöstö on tyypillisesti oman kapean vastuualueensa asiantuntijoita, mutta ei välttämättä tiedä tuotteiden tai palveluiden kokonaiskuvaa asiakkaan kannalta.

Tunnustukset ja saavutukset
Työntekijöiden kiittäminen ja palkitseminen videoiden kautta voi olla innostava ja juhlallinen tapa luoda yhteishenkeä ja kannustaa suorituksiin.

Projektinvetäjän Saara on kirjoittanut aiheesta myös artikkelin.

Tikkurila Industrialin myynti- ja markkinointivideot lisäävät myös oman henkilöstön tietämystä tuotteista laajassa ja kansainvälisessä organisaatiossa.

Miksi liikkuva kuva vangitsee huomion paremmin kuin teksti?

Olet varmaankin huomannut, että videoon on helppo uppoutua, mutta pitkät tekstit tuntuvat raskailta ja vaikeasti omaksuttavilta. Liikkuvalla kuvalla on konkreettinen ja ainutlaatuinen kyky vangita katsojan huomio ja pitää se pidempään visuaalisessa viestinnässä. Tämä johtuu siitä, että video yhdistää visuaaliset ja auditiiviset elementit, jotka aktivoivat aivoissa useita alueita samaan aikaan.

Keskeiset syyt siihen, miksi video toimii paremmin kuin teksti:

Multisensorinen kokemus
Video aktivoi sekä näkö- että kuuloaistit, mikä tekee siitä paljon vangitsevamman kuin pelkkä teksti. Tiedon esittäminen elävästi parantaa keskittymistä ja viestin muistettavuutta.
Tiedon vastaanottaminen on vaivattomampaa
Tekstin lukeminen vaatii kuormittavaa keskittymistä tekstiin ja sen merkityksen tulkintaa kirjaimista ja sanoista alkaen varsinaisiksi käsitteiksi. Video esittämää tiedon valmiissa muodossa ja kontekstissaan, mikä tekee tiedon vastaanottamisesta helpompaa.
Emotionaalinen vaikutus
Video voi välittää tunteita ja luoda empatiaa tavalla, johon teksti ei luotettavasti kykene. Ilmeet, eleet ja äänensävyt antavat viestille henkilökohtaisemman ja inhimillisemmän sävyn.
Lyhyet ja napakat sisällöt
Videot voivat tiivistää paljon tietoa lyhyessä ajassa. Tämä on erityisen tärkeää, kun työntekijöillä on kiireinen aikataulu ja he tarvitsevat tietoa nopeasti.
Rytmitys
Laadukkaasti tehty video rytmittää kertojan puheen ja visuaaliset elementit siten, että ne yhdessä oivalluttavat katsojalle myös monimutkaisia kokonaisuuksia.

Nopeampi tiedon omaksuminen ja muistettavuus: Tutkitusti parempi viestintämuoto

Vanhan sanonnan mukaan yksi kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa. Myös useat tutkimukset ovat osoittaneet, että videon avulla välitetty tieto jää mieleen paremmin kuin teksti. Tämä liittyy suurelta osin siihen, miten aivot prosessoivat visuaalista tietoa. Yksi usein siteerattu tutkimus on Dr. Richard Mayerin* ”multimediaoppimisteoria”, jonka mukaan ihmiset omaksuvat tietoa paremmin, kun heille tarjotaan se sekä visuaalisessa että auditiivisessa muodossa.

Tutkimusten keskeiset löydökset:

Videon katsominen auttaa muistamaan asian
Ihmiset muistavat 95 % viestistä, kun he katsovat sen videona, mutta vain 10 %, kun he lukevat saman sisällön tekstinä.
Visuaalinen oppiminen on tehokasta
Aivot käsittelevät visuaalista tietoa 60 000 kertaa nopeammin kuin tekstiä. Tämä tarkoittaa, että video on tehokas tapa esittää monimutkaista tietoa nopeasti.
Monikanavainen oppiminen
Kun sekä näkö- että kuuloaisti ovat käytössä, tiedon omaksuminen on syvällisempää ja pysyvämpää.

Esimerkiksi videomuotoiset koulutusmateriaalit voidaan jakaa pieniin osiin, jolloin työntekijät voivat kerrata ne useita kertoja ja omaksua tiedon tehokkaammin. Uusien työntekijöiden perehdyttäminen on tehokkaampaa videon avulla, sillä video voi selkeyttää yrityksen toimintatapoja ja tehdä niistä helpommin muistettavia.

Hyötyjä eri toimialoilla ja tiimeissä: Esimerkit käytännön sovelluksista

Eri toimialoilla ja tiimeissä videoiden käytön hyödyt voivat vaihdella, mutta yhteistä on se, että video tehostaa tiedon jakamista ja parantaa työntekijöiden sitoutumista. Seuraavassa muutamia esimerkkejä siitä, miten eri toimialat ovat hyödyntäneet videoita sisäisessä viestinnässä.

Esimerkkejä eri toimialoilta:

IT- ja teknologia-ala
Monimutkaiset tekniset prosessit ja ohjelmistojen käyttöönotto voidaan havainnollistaa videoiden avulla, mikä vähentää väärinymmärryksiä ja kouluttaa työntekijät nopeammin.
Terveysala
Lääkäreiden ja hoitohenkilökunnan perehdyttäminen uusiin protokolliin ja teknologioihin on nopeampaa ja tarkempaa videoiden avulla. Tämä vähentää inhimillisiä virheitä ja parantaa potilasturvallisuutta.
Vähittäiskauppa
Myymälöiden työntekijät voivat saada ajankohtaisia päivityksiä tuotteista ja kampanjoista videoiden kautta, mikä parantaa asiakaspalvelua ja varmistaa, että kaikilla on yhteinen käsitys asiasta.
Rahoitusala
Monimutkaiset lainsäädännön muutokset ja uudet sääntelyt voidaan selventää helposti videoiden avulla.

Videoviestinnän esteet ja haasteet – ja miten ne ratkaistaan

Vaikka videoiden käyttö sisäisessä viestinnässä tuo monia etuja, siihen liittyy myös omia haasteitaan. Esteet voivat olla teknisiä, kulttuurisia tai jopa organisatorisia, mutta ne ovat ratkaistavissa oikeilla toimenpiteillä.

Tyypillisiä haasteita ja niiden ratkaisuja:

Tekninen infrastruktuuri
Joissakin yrityksissä työntekijöillä ei välttämättä ole riittävää pääsyä laitteisiin tai ohjelmistoihin, jotka tukevat videoviestintää.
- Ratkaisu
  Varmista, että työntekijöillä on tarvittavat työkalut ja koulutus videoiden katsomiseen. Tämä voi tarkoittaa laitteiden päivittämistä tai varmistamista, että videoita voi katsella myös älypuhelimella tai kotikoneella.
Ajan puute
Työntekijöillä voi olla kiireisiä työpäiviä, jolloin he eivät ehdi katsoa pitkiä videoita.
- Ratkaisu
  Pidä videot lyhyinä ja ytimekkäinä. Tarjoa mahdollisuus katsoa videoita silloin, kun se sopii työntekijän aikatauluun, esimerkiksi tallenteina.
Kulttuurinen este
Jos yrityksessä ei ole aiemmin käytetty videoita viestinnässä, muutos voi tuntua vieraalta tai hankalalta.
- Ratkaisu
  Aloita videoiden käyttö asteittain ja tarjoa koulutusta, joka helpottaa siirtymistä perinteisistä viestintätavoista videoihin. Johtajien esimerkin avulla videoviestinnästä tulee luonnollinen osa kulttuuria.

Haasteet ovat luonnollinen osa muutosta, mutta ne voidaan ratkaista suunnitelmallisuudella ja johdonmukaisella toiminnalla.

Miten saan koko henkilöstön käyttämään videoita sisäisessä viestinnässä?

Vaikka video on tehokas viestintämuoto, sen käyttöönotto voi joskus kohdata vastustusta. On tärkeää, että työntekijät kokevat videoiden katsomisen miellyttäväksi ja hyödylliseksi, ja että siitä tulee luonnollinen osa työtä.

Toimenpiteet videoviestinnän omaksumisen edistämiseksi:

Johdon esimerkki
Kun johto käyttää aktiivisesti videoita viestinnässään, se lähettää vahvan viestin koko organisaatiolle videoiden tärkeydestä. Johtajan henkilökohtainen videotervehdys voi olla tehokas tapa lisätä videoiden arvoa työntekijöille.
Käyttäjäystävällinen jakelukanava
Tarjoa helppokäyttöinen ja saavutettava alusta, jolla videot ovat katsottavissa. Tämä voi olla yrityksen intranet, sähköpostilinkit tai mobiilisovellus, joka mahdollistaa videoiden katsomisen milloin ja missä tahansa.
Työntekijöiden osallistaminen
Kutsu työntekijöitä mukaan videotuotantoon tai anna heille mahdollisuus lähettää palautetta videoista. Tämä luo sitoutumista ja tekee videoista henkilökohtaisempia.
Videoista keskustelu
Kun videoiden sisällöstä keskustellaan suunnitelmallisesti jälkikäteen, videon katsominen mieltyy luonnolliseksi osaksi työtä ja video koetaan tarkoituksenmukaiseksi viestinnän muodoksi.

Videoviestinnän omaksuminen voi viedä aikaa, mutta kun se toteutetaan oikein ja suunnitelmallisesti, siitä tulee arvokas osa yrityksen sisäistä viestintää.

Kertaus videon roolista sisäisessä viestinnässä

Video on tutkitusti yksi tehokkaimmista sisäisessä viestinnän muodoista, koska se parantaa viestin ymmärtämistä ja muistamista. Tutkimusten mukaan visuaalinen sisältö vangitsee huomion tehokkaammin kuin pelkkä teksti. Video mahdollistaa monimutkaisten asioiden selkeän esittämisen. Hyvin toteutettuna se lisää työntekijöiden sitoutumista, mikä parantaa tiimien välistä yhteistyötä ja organisaation tiedonkulkua.